Cuando participas en una transacción económica, los comprobantes físicos son tus grandes aliados al momento de respaldar la operación. No importa si se trata de la venta de bienes, la prestación de un servicio o la realización de otras transacciones gravadas con tributos; los comprobantes físicos que se emitan durante estas actividades, siempre deben estar autorizados por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
¿Qué tipos de comprobantes físicos acepta el SRI?
Los comprobantes físicos autorizados por el SRI se clasifican en 3 categorías, como te mostramos a continuación:
| 1. Comprobantes de venta | 2. Comprobantes de retención | 3.Documentos complementarios |
| Se entregan cuando se prestan servicios, se transfieren bienes o se hacen transacciones grabadas con tributos.
Facturas Boletos de espectáculos públicos y tiquetes emitidos por máquinas registradoras. Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios. Otros documentos: tiquetes aéreos, documentos de instituciones financieras, de importación y exportación, y de entidades estatales. |
Son efectuados por personas o empresas que actúan como agentes de retención. | Como su nombre lo indica, son documentos que complementan a los comprobantes de venta.
Notas de crédito: se utilizan para aceptar devoluciones, conceder descuentos o anular operaciones. Notas de débito: se usan para recuperar los gastos y costos en los que incurra el vendedor después de emitir el comprobante. Guías de emisión: respaldan el traslado de mercadería dentro del Ecuador. |
¿Quiénes deben emitir comprobantes de venta?
Los sujetos pasivos de impuestos siempre deben emitir comprobantes de venta. Tú como empresario eres un sujeto pasivo de impuestos, porque eres la persona física o jurídica responsable de que se cumplan las obligaciones tributarias.
En este sentido, los comprobantes de venta son obligatorios para:
- Sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, sin importar el monto de las transacciones.
- Personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, que realicen transacciones superiores a los $4 dólares.
- Personas naturales inscritas en el Régimen Impositivo Simplificado (RISE): deben emitir notas de venta en operaciones superiores a los $12 dólares.
- Quienes realicen transacciones con combustibles líquidos derivados de hidrocarburos y gas licuado de petróleo, sin importar el valor de la operación.
¿Por qué debo validar mis comprobantes físicos ante el SRI?
Tus transacciones son una pieza fundamental para garantizar el éxito de tu empresa. De ellas depende, en gran parte, tu solidez económica, la buena relación con tus clientes, además de la claridad y el orden de tus finanzas. Por eso es indispensable que toda la documentación que respalde estas transacciones sea correcta. Pero estas no son las únicas razones para validar tus comprobantes físicos ante el SRI. También debes hacerlo porque:
Necesitas los comprobantes físicos para tus declaraciones
La información detallada en los comprobantes físicos es indispensable al momento de realizar las declaraciones de renta o de IVA; esos datos te permiten saber qué transacciones llevaste a cabo. Además, la validación ante el SRI te brinda la seguridad de que tus declaraciones cumplen con todos los requisitos legales.
Evita inconvenientes por comprobantes físicos emitidos con errores
Cuando un comprobante de venta, un comprobante de retención o los documentos complementarios son emitidos con errores, deben ser anulados o archivados. Así que, al verificar oportunamente la validez de tus comprobantes físicos, evitas trámites adicionales y te proteges de sanciones u otros perjuicios.
Pasos para consultar la validez de tus comprobantes físicos ante el SRI
Ten a la mano tus comprobantes físicos y sigue estos sencillos pasos para averiguar si son válidos:
1. Ingresa a la página web del SRI: https://www.sri.gob.ec/
2. Haz clic en el menú SRI en línea.
3. Luego selecciona en la parte izquierda el menú Facturación física y abre la opción Validez de comprobantes físicos.
4. Diligencia el formulario con los siguientes datos:
- Fecha de emisión
- Autorización
- RUC
- Tipo de documento (factura, nota de venta, liquidación de compra de bienes o prestación de servicios, nota de crédito, nota débito o guías de emisión)
- Número de documento
5. Una vez completado el formulario, da clic en el botón Consultar que se encuentra al final.
| Si el comprobante físico es válido, la página te muestra el aviso “El documento consultado se encuentra autorizado por el SRI, y deberá contener los siguientes datos”. Luego, te aparecen los detalles del comprobante, como la razón social y la fecha de caducidad. | Si el comprobante físico es inválido, el formulario del SRI te muestra el aviso “El documento consultado no es válido para su emisión”. Si te aparece este resultado, es momento de contactar a la persona que te entregó el comprobante y gestionar con ella la emisión de otro que sí sea legítimo. |
Como ves, validar tus comprobantes físicos ante el SRI es muy sencillo. Eso sí, no olvides que cuando se trata de procesos que tu empresa realiza continuamente como la facturación, siempre es bueno buscar opciones que te faciliten la vida y agilicen tus operaciones de compra y venta.
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